出張が決まったら、 早めに「旅費システム」から「申請」を行ってください。 

何らかの理由により出張が取りやめとなったとき、予算や理由によっては「申請(旅行命令)の後」の取り消しでないと、キャンセル料の執行が認められない場合があります。